در اين پنجره ميتوان، مشخصات و خصوصيات اصلي كالاها را تعريف، اصلاح و يا حذف نمود. در واقع براي هر كالا، مي‌بايست يك آيتم در اين قسمت تعريف نمود. لازم به ذكر است كه تمامي كالاهاي تعريف شده، در جدولي كه در پايين صفحه تعبيه شده است، نمايش مي‌يابند و از طريق اين پنجره نيز كليه مطالب ذكر در پايين را ميتوانيد انجام دهيد.
- نوار ابزار
نوار ابزار در بالاترين قسمت پنجره تعبيه شده و شامل كليدهايي به شرح زير مي‌باشد :
- حذف كالا
استفاده از اين كليد، موجب حذف كالاي مورد نظر مي‌گردد.(در صورت كه كالاي مورد نظر در اسناد برنامه هاي مختلف بكار نرفته باشد)
- كالاي جديد
اين كليد به منظور درج كالاي جديد مورد استفاده قرار مي‌گيرد (اين گزينه فقط براي قفل اصلي فعال مي باشد).
- كليد ثبت تغييرات
به منظور ثبت، اصلاح و يا حذف تغييرات از اين كليد استفاده مي شود.
- كليد انصراف از تغييرات
با استفاده از اين كليد ميتوان به حالت قبل از آخرين ثبت تغييرات بازگشت.
- كليد خروج
براي خروج از اين پنجره ميتوان از اين كليد استفاده نمود
- تعريف كالاي جديد
به منظور ايجاد يك كالاي جديد، ابتدا بايد از كليد “كالاي جديد” (رجوع به مبحث “نوار ابزار” در همين قسمت) استفاده نمود. بدينگونه، يك صفحه خالي ايجاد شده و سيستم آماده ورود اطلاعات مي‌گردد. سپس ميتوان مشخصات كالاي مورد نظر را از طريق حوزه‌هاي زير، درج نمود:
- كد كالا
در اين حوزه، كد تخصيص يافته به كالاي مورد نظر، درج مي‌گردد. اين كد مي‌تواند رشته‌اي به طول30 كاراكتر باشد. در سيستم انبارداري بكر، كد كالا صرفاً جنبه اطلاعاتي داشته و ساير عمليات به آن وابسته نخواهد بود. بدين معني كه در ابتداي راه‌اندازي و كار با برنامه، ميتوان از شماره دلخواه به منظور منحصر به فرد كردن كالا استفاده نموده و پس از به روز شدن عمليات اجرايي، كدينگ جديد را وارد نمود. تغييرات كدينگ، بر روي تمامي اسناد وارد شده تاثير گذاشته و اعمال خواهد شد.
- نام كالا (اصلي)
نام كالاي مورد نظر نيز، در اين حوزه و تحت عنوان “نام اصلي كالا” درج مي‌گردد. اين نام كه مي‌تواند يك رشته 100 كاراكتري باشد. نام كالا در كليه گزارشات نمايش داده ميشود. لذا بهتر است نام كالا بيانگر پاره‌اي از خصوصيات اصلي آن نيز باشد. به عنوان مثال ميتوان از “ورق 6 ميل آهني”، نام برد.
- نام كالا (دوم)
اين حوزه نيز كه به نام دوم كالا موسوم است، زماني مورد استفاده قرار مي‌گيرد كه كالايي علاوه بر داشتن نام رايج در انبارداري، به لحاظ فني با عنوان ديگري نيز خوانده شود. عنوان مذكور، در اين حوزه درج مي‌گردد و قابليت جستجو را در بيشتر گزارشات انبار دارا مي باشد.(رجوع به فصل “گزارشات”).
- كد كالا (دوم)
اين حوزه به نام كد دوم كالا موسوم است و زماني مورد استفاده قرار مي‌گيرد كه كالايي علاوه بر داشتن كد رايج در انبارداري، به لحاظ فني با عنوان ديگري نيز خوانده ميشود. كد مذكور، در اين حوزه درج مي‌گردد. كد دوم كالا همانند كد اصلي كالا، قابليت جستجو داشته و در بيشتر گزارشات نمايش داده مي شود (رجوع به فصل “گزارشات”).
- واحد
در اين حوزه، واحد شمارش كالاي مورد نظر، انتخاب مي‌گردد. بدينگونه كه كليه واحدهاي تعريف شده (رجوع به مبحث “تعريف واحدها”)، در ليست باز شدني نمايش يافته و انتخاب مي‌گردد.
- واحد دوم
در صورتي‌كه كالايي داراي دو واحد شمارش باشد، دومين واحد آن، در اين حوزه تعيين مي‌گردد. به عنوان مثال پارچه را با واحدهاي “توپ” و “متر”، شمارش مي‌كنند. روش انتخاب واحد دوم نيز همانند”واحد” مي‌باشد.
نکته : مبنای محاسبات سیستم از لحاظ کنترل موجودی، قیمت و صدور اسناد حسابداری و به طور کلی عملیات محاسباتی بر مبنای واحد اول می باشد. در نتیجه باید واحد اصلی در حوزه واحد انتخاب شود.
- ضريب تبديل واحد دوم
درصورت تخصيص واحد دوم براي يك كالا، ميتوان ضريب تبديل آن به واحد اصلي را نيز (درصورت وجود)، در اين حوزه درج نمود. درصورتي‌كه اين حوزه تعريف گردد، تبديل واحدها در گزارشات به‌صورت اتوماتيك انجام و قابل مشاهده خواهد بود.این عمل باعث خواهد شد تا پس از ورود مقدار و انتخاب واحد دوم صحیح(مطابق با تعریف کالا) در اسناد مقدار دوم به صورت اتوماتیک محاسبه گردد. لازم به یاد آوری است با انتخاب واحد دوم و مقدار دوم مقدار اول محاسبه نخواهد شد(رجوع به فصل سوم ،عملیات)
- قفسه
در اين حوزه، محل فيزيكي نگهداري كالا در انبار، درج مي‌گردد. به كمك اين مشخصه، انباردار به راحتي مي‌تواند مكان كالاي مورد نظر در انبار را بيابد و در در اسناد رسید حواله و گزارشات مربوطه استفاده نماید(يكي از اين گزارشات كه استفاده پركاربردي دارد گزارش ليست كالا براي چاپ تگ انبار گرداني مي باشد).
- طبقه بندي
با استفاده از اين گزينه ميتوان طبقه بندي كالاي مورد نظر را تعيين نمود(رجوع به مبحث “طبقه بندي كالا”). بدين ترتيب كه با كليك بر روي كليد اين حوزه انتخاب طبقه بندي كالا نمايش داده مي شود و ميتوان گروه كالاي مورد نظر را انتخاب نمود.
- حداقل موجودي
اين حوزه بيانگر عددي است كه به عنوان حداقل تعداد موجودي كالاي مورد نظر در انبار، تعيين مي‌گردد. بدين معني كه تعداد موجود اين كالا در انبار، هيچگاه نبايد از عدد درج شده در اين حوزه، كمتر باشد.
(نكته : عدد وارد شده در اين حوزه هيچ گاه به معناي جلوگيري از ثبت اسناد انبار در زمان رسيدن موجودي واقعي كالا به اين عدد نمي باشد)
- حداكثر موجودي
در اين قسمت حداكثر تعداد موجودي كالاي مورد نظر در انبار، درج مي‌گردد. بدين معني كه تعداد موجود اين كالا در انبار، هيچگاه نبايد از عدد درج شده در اين حوزه، فراتر رود.
(نكته : عدد وارد شده در اين حوزه هيچ گاه به معناي جلوگيري از ثبت رسيد انبار در زمان رسيدن موجودي واقعي كالا به اين عدد نمي باشد)
- نقطه سفارش
عدد درج شده در اين حوزه، بيانگر عددي است كه ميزان موجودي كالا اگر برابر آن مقدار باشد، كالاي مورد نظر سفارش داده مي شود. “نقطه سفارش” معمولاً بر اساس زمان انتظار براي خريد و حداقل موجودي، تعيين مي‌گردد. به‌عنوان مثال اگر كالايي داراي حداقل موجودي 10و خريداري آن10 روز به‌طول مي انجامد، و معمولاً ميزان مصرف آن در 10 روز معادل 5 عدد است، لذا نقطه سفارش آن 15 خواهد بود.(البته براي محاسبه مجدد نقطه سفارش فرمول هاي بسيار متعددي در علم انبار داري و مبحث كنترل موجودي مواد وجود دارد كه در اين مبحث نمي گنجد.)
- ميزان سفارش
ميزان سفارش كالاي مورد نظر نيز در اين حوزه درج مي‌گردد.
- زمان انتظار خريد به روز
اين حوزه نيز، به درج تعداد روزهاي مورد نياز براي ورود كالاي خريداري شده به انبار، اختصاص دارد.
- شماره سريال
شماره سريال به منظور شناسايي دقيق كالا مورد استفاده قرار گرفته و منحصر بفرد مي‌باشد. اهميت درج شماره سريال، به كالاي مورد نظر بستگي داشته و چگونگي كنترل ثبت آن در اسناد رسيد و حواله را، ميتوان با استفاده از اين گزينه و به روش زير تعيين نمود:
- شماره سريال اجباري
درصورتي‌كه اين گزينه انتخاب گردد، بايد شماره سريال كالاي مورد نظر را حتماً ثبت نمود.
- كنترل ورود و خروج
انتخاب اين گزينه موجب ميشود كه شماره سريال كالا هنگام ورود و خروج از انبار كنترل گردد. بدينگونه كه شماره سريال‌هايي مجوز خروج از انبار را خواهند داشت كه قبلاً در سيستم ثبت و وارد انبار شده باشند. همچنين از ورود كالا و ثبت شماره سريالي كه قبلا در سيستم وارد شده است (شماره سريال تكراري)، ممانعت بعمل خواهد آمد. بديهي است كه درصورت عدم انتخاب اين گزينه، هيچگونه كنترلي بر روي شماره سريال در هنگام ورود و خروج از انبار، صورت نخواهد گرفت.
- ملاحظات
در اين قسمت ميتوان ملاحظات و يادداشت‌هاي لازم در مورد كالاي مورد نظر را ثبت نمود.
- مشخصات كالا
معمولاً در اين قسمت، كليه كلمات كليدي كه مي‌توانند در جستجوي كالا مفيد واقع شوند، درج مي‌گردد.از اين مشخصات ميتوانيد در هنگام جستجوي كالا در اسناد و گزاشات استفاده نماييد. اين مشخصات مي‌توانند شامل خصوصياتي از قبيل ابعاد، وزن، مشخصات فني و غيره نيز باشد .از مشخصات کالا همچنین میتوان در زمان صدور درخواست استفاده نمود (رجوع به درخواست کالا در بخش “عملیات”)
- فعال
اين گزينه به منظور فعال یا غیرغعال نمودن يك كالا مورد استفاده قرار مي‌گيرد. فعال بودن يك كالا به معني نمايش يافتن آن در ليست كالاها بوده و ميتوان از آن در اسناد استفاده نمود. جهت عدم استفاده از يك كالا و همچنين حفظ سوابق آن در سيستم، بايد آن را از حالت فعال خارج نمود.
- نوع
از طريق اين گزينه، نوع كالاي مورد نظر كه مي‌تواند يكي از انواع زير باشد، تعيين مي‌گردد:
- كالا: اين گزينه بيانگر اين است كه آيتم تعريف شده از نوع كالا مي‌باشد.
- خدمات: انتخاب اين گزينه بدين معني است كه آيتم تعريف شده از نوع خدمات مي‌باشد. به عنوان مثال ميتوان خدماتي نظير هزينه نصب و راه‌اندازي و هزينه حمل ونقل را از اين نوع تعريف نمود. آيتم‌هاي خدماتي تعريف شده در سيستم‌هايي نظير فروش و خريد كاربرد خواهند داشت و از لحاظ موجودی مقداری در سیستم انبار کاربردی ندارد.
- موقتي: درصورت انتخاب اين گزينه، كالاي تعريف شده از نوع كالاي موقتي خواهد بود. كالاي موقتي غالباً در شعبي كه داراي قفل دوم برنامه بوده و مجاز به تعريف كالاي دايم نمي‌باشند، ثبت مي‌گردد. محدوده اين تعريف نيز تا 100 كالاي موقتي مي باشد.كالاهاي موقت تعريف شده، به مركز ارسال و پس از تأييد آنها مجدداً توسط مركز به شعب ارسال و بعد از دريافت آن در شعب بطور اتوماتيك به كالاهاي دايم تبديل مي‌گردند.
- قابل خريد
با زدن تيك قابل خريد، كالا در زمان جستجو با كليد F6 فقط در دسته فاكتورهاي خريد نمايش داده ميشود.
- قابل فروش
با زدن تيك قابل فروش، كالا كالا در زمان جستجو با كليد F6 فقط در دسته فاكتورهاي فروش نمايش داده ميشود.
- ماده اوليه
با زدن تيك ماده اوليه كالا، جزء مواد اوليه در سيستم کنترل توليد جهت تعريف فرمول توليد استفاده ميشود.
- كالاي نيمه ساخته
با انتخاب اين گزينه ميتوان از كالا جزء كالاهاي نيمه ساخته در سيستم کنترل توليد جهت تعريف درخت توليد استفاده نمود.
- محصول
با زدن اين تيك كالاء جزء كالاهاي ساخته شده در سيستم کنترل توليد جهت تعريف فرمول توليد استفاده ميشود.
- دستگاه
با زدن اين تيك كالا قابليت تبديل شدن به يك دستگاه واحد را دارد.(رجوع به مبحث “تعریف اجزای دستگاهها” در همین بخش)
- اصلاح كالاي موجود
به منظور اصلاح مشخصات كالاي تعريف شده، ميتوان با استفاده از كليدهاي پيمايش (رجوع به مبحث “پيمايش كالاها” در همين بخش) و يا جستجو (رجوع به فصل “كار با اطلاعات، جداول اطلاعاتي و گزارش‌سازي”)، كالاي مورد نظر را انتخاب و ويرايش لازم را بر روي حوزه‌هاي آن، انجام داد.
- حذف كالاي موجود
به منظور حذف اطلاعات كالاي از پيش تعريف شده، مي‌بايست آن را يافته و از کلید “حذف” تعبیه شده در بالای پنجره یا كليدهاي “Ctrl+Del” استفاده نمود. در اين‌صورت ابتدا پيغامي به منظور اخذ تاييدية حذف از كاربر پرسيده شده و درصورت تأييد و ثبت تغییرات، اطلاعات مورد نظر، حذف مي‌گردد.
لازم به ذكر است درصورتي‌كه كالاي مورد نظر، در اسناد استفاده شده باشد، سيستم پيغام “اين كالا در اسناد بكار رفته و قابل حذف نمي‌باشد” را صادر و اجازه حذف كالا داده نمي‌شود.
- جستجوي كالا
جستجوي كالا، از طريق تمامي حوزه‌هاي آن و به دو روش امكان‌پذير خواهد بود. روش اول استفاده از گزينه “جستجو” در منويي كه از طريق كليك راست ماوس فعال ميشود، مي‌باشد (رجوع به فصل “كار با اطلاعات، جداول اطلاعاتي و گزارش‌سازي” مبحث “امكانات جداول اطلاعاتي”). در روش دوم ميتوان با استفاده از كليد F6 ، كالاي مورد نظر را از طريق پنجره “جستجوي كالا”، يافت (رجوع به فصل “ابزار” مبحث “جستجوي كالا”)
نکته مهم1 : پس از كليك نمودن بر روي جدول پايين در صفحه تعاريف كالا با زدن كليد F6 و جستجوي كد مورد نظر بايد از گزينه “پيدا كردن در پنجره فعال” استفاده نمود.
نکته مهم2 : در اين پنجره قابليت تعريف كد تكراري براي كالا (كد اصلي كالا) وجود ندارد و در صورت ثبت كد تكراري سيستم به شما در ميز كار بكر پيام مرتبط را نمايش مي دهد.
همان طور كه در ابتدا توضيح داده شد تمامي مطالب گفته شده در بالا از قسمت پنجره نمايش جزييات كالا در پايين اين پنجره نيز قابل انجام مي باشد.